Прежде всего, необходимо принять решение о форме создания службы закупок. Вы можете выбрать между созданием отдельного структурного подразделения или организацией службы без образования такого подразделения. После этого следует разработать положение о контрактной службе, в котором будет определено ее функции. Принятые решения должны быть закреплены приказом.

Во-первых, определите форму создания контрактной службы. Не обязательно выделять ее в отдельное структурное подразделение. В зависимости от возможностей вашего штата, объема и интенсивности закупок, вы можете самостоятельно решить, нужно ли создавать отдельное подразделение или наделить функциями контрактной службы уже существующий персонал. Простой способ организации — создание контрактной службы без выделения отдельного подразделения. В этом случае сотрудники будут выполнять функции контрактной службы параллельно с основной работой. Минэкономразвития России также указывает на возможность совмещения должностных обязанностей работника контрактной службы с другими обязанностями (Письмо Минэкономразвития России от 30.12.2015 N Д28и-3860). Возглавить такую службу может руководитель заказчика или один из его заместителей.

Вариант создания контрактной службы в виде отдельного структурного подразделения, например отдела закупок, имеет свои преимущества. Сотрудникам не придется совмещать различные трудовые функции, что позволит более равномерно распределить нагрузку. В этом случае необходимо предусмотреть отдельную должность для руководителя контрактной службы. Такие особенности организации контрактной службы установлены в п. 2.1 Типового положения N 158н.

Подготовка правил и регламентов для контрактных служб

Деятельность контрактных служб должна осуществляться в соответствии с правилами или регламентами, которые являются основополагающими документами. Это обязательный документ, без которого контрактные службы не могут функционировать (ст. 38 Закона N 44-ФЗ). Как и для контрактной работы без отдельного подразделения, для контрактной работы в форме отдельного подразделения по закупкам разрабатываются правила. Позже приказом утверждается этот регламент и в его рамках устанавливается необходимая форма создания службы. Типовое положение № 158н. В Положении о контрактной службе установите порядок работы на всех этапах закупочной деятельности, а также условия взаимодействия работы с закупочной комиссией, подведомственными органами заказчика и другими участниками процедуры (например, профессиональными органами или независимыми экспертами). Для эффективного распределения нагрузки в регламенте следует указать, могут ли сотрудники вашей контрактной службы быть членами закупочной комиссии. При этом следует учитывать, что законодательством субъекта РФ или муниципального образования может быть предусмотрена обязанность включать в состав таких комиссий сотрудников контрактной службы конкретного заказчика.

Определите функциональные обязанности контрактной службы.

Подготовьте положение о контрактной службе

Действовать контрактная служба должна в соответствии с основным документом — положением или регламентом, название определите самостоятельно. Это обязательный документ, без него контрактная служба не может функционировать (ч. 3 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

Положение о контрактной службе в форме обособленного отдела закупок подготовьте так же, как и для контрактной службы без выделения отдельного подразделения. Позже вы утвердите это положение приказом, в котором и установите необходимую вам форму создания службы.

Возьмите Типовое положение N 158н в качестве образца.

В положении о контрактной службе закрепите порядок действий службы на всех этапах закупочной деятельности, а также установите условия взаимодействия службы с комиссией по осуществлению закупок, подразделениями заказчика, иными участвующими в процедурах лицами (например, специализированной организацией или независимыми экспертами).

Для эффективного распределения нагрузки установите в положении, могут ли работники вашей контрактной службы быть членами комиссии по осуществлению закупок. Учтите, что акты субъекта РФ или муниципального образования могут предусматривать обязанность включать работников контрактных служб определенных заказчиков в состав такой комиссии.

Определите функциональные обязанности контрактной службы.

При планировании закупок контрактная служба:

1. разрабатывает план-график закупок и готовит при необходимости изменения, вносимые в него;
2. размещает в ЕИС план-график и внесенные в него изменения;
3. организует общественное обсуждение закупок;
4. осуществляет нормирование в сфере закупок;
5. организует и участвует в консультациях с поставщиками для определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения нужд заказчика.

При организации закупок контрактная служба:

1. обеспечивает определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами в случаях, предусмотренных ч. 11, 12 ст. 24 Закона N 44-ФЗ, по согласованию с ФАС России (если такое согласование предусмотрено данным Законом);
2. разрабатывает и размещает в ЕИС извещение, документацию о закупках (при закрытых процедурах), проект контракта, формирует и направляет приглашения принять участие в определении поставщиков закрытыми способами (в том числе осуществляемые в электронной форме):
   1. готовит описание объекта закупки;
   1. определяет и обосновывает НМЦК, цену контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальную цену единицы (начальную сумму цен единиц) товаров, работ, услуг, максимальное значение цены контракта;
   1. формирует извещение с учетом требования ст. 42 Закона N 44-ФЗ;
3. осуществляет подготовку и размещение в ЕИС протоколов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), разъяснений положений извещения об осуществлении закупки, извещений об отмене определения поставщика, подрядчика, исполнителя, изменений, вносимых в извещение или документацию (при закрытых процедурах);
4. обеспечивает деятельность комиссии по осуществлению закупок;
5. привлекает экспертов, экспертные организации.

При заключении контракта контрактная служба:

1. размещает проект контракта (контракта) в ЕИС и на электронной площадке;
2. рассматривает протокол разногласий;
3. рассматривает независимую гарантию, поступившую в качестве обеспечения исполнения контракта;
4. организует проверку поступление от участника денег, внесенных на счет заказчика в качестве обеспечения исполнения контракта;
5. обеспечивает хранение информации и документов в соответствии с требованиями Закона N 44-ФЗ;
6. обеспечивает заключение контракта с победителем закупки (с иным участником — в случаях, предусмотренных Законом N 44-ФЗ);
7. направляет информацию о заключенных контрактах в реестр контрактов;
8. готовит и направляет в контрольный орган обращение о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком, предусмотренное ч. 6 ст. 93 Закона N 44-ФЗ;
9. готовит и направляет в контрольный орган уведомление о заключении контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в случаях, установленных ч. 2 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

При исполнении контракта контрактная служба:

1. рассматривает независимую гарантию, обеспечивающую гарантийные обязательства;
2. обеспечивает выплату аванса (если она предусмотрена контрактом);
3. организует приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта, в том числе:
   1. организует проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
   1. создает приемочную комиссию для приемки результатов исполнения контракта, отдельного этапа его исполнения;
   1. оформляет документы о приемке товаров (работ, услуг), результатов отдельного этапа исполнения контракта;
4. организует оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта;
5. направляет информацию об исполнении контрактов, об изменении заключенных контрактов в реестр контрактов.

При изменении и расторжении контракта контрактная служба:

1. взаимодействует с поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
2. организует включение в РНП информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), с которым контракт расторгнут в судебном порядке, либо если заказчик отказался от его исполнения в одностороннем порядке в связи существенным нарушением условий контракта;
3. направляет требования об уплате неустоек (штрафов, пеней);
4. организует возврат контрагенту средств, поступивших в качестве обеспечения исполнения контракта, в том числе возврат в установленные сроки части этих средств (если размер обеспечения исполнения контракта был уменьшен);
5. обеспечивает одностороннее расторжение контракта.

Осуществляет иные функции и полномочия, в том числе:

• готовит и направляет в контрольный орган документы об уклонении участника от заключения контракта для включения информации о нем в РНП;
• составляет и размещает в ЕИС отчет об объеме закупок у СМП и СОНКО;
• участвует в рассмотрении жалоб, формирует материалы для претензионно-исковой работы;
• осуществляет полномочия, которые не переданы уполномоченному органу (учреждению) при централизации закупок.

Указанные функции установлены ч. 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ и разд. III Типового положения N 158н.