Контрактная служба — служба заказчика, ответственная за проведение закупок, включая исполнение контрактов. Она может быть создана в форме отдельного структурного подразделения либо без образования такового.

Для организации контрактной службы нужно издать приказ и утвердить положение о контрактной службе. Оно составляется на основании Типового положения N 158н.

В состав службы включите не менее двух человек из числа ваших сотрудников: руководителя и работника контрактной службы. К ним предъявляются особые требования — высшее образование (в том числе непрофильное) или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

Контрактный управляющий — должностное лицо, ответственное за планирование и осуществление закупок. На такую должность может быть назначен сотрудник заказчика, имеющий высшее или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.

Возложите на него полномочия по проведению всех или определенных закупок — в этом случае вы можете назначить нескольких контрактных управляющих и распределить закупки между ними. Закрепите соответствующие сведения в приказе о назначении контрактного управляющего.

1. В каких случаях создание контрактной службы обязательно

Вы обязательно должны создать контрактную службу, если ваш СГОЗ превышает 100 млн руб. (ч. 1 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

Остальные заказчики определяют самостоятельно, нужна ли контрактная служба или достаточно назначить контрактного управляющего (ч. 2 ст. 38 Закона N 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития России от 31.03.2017 N ОГ-Д28-4077).

Назначьте контрактного управляющего в случае, если ваш СГОЗ не превышает 100 млн руб. и при этом принято решение не создавать контрактную службу.

Обратите внимание: контрактный управляющий самостоятельно обеспечивает весь цикл закупки, от планирования до исполнения контракта, включая последующее взаимодействие с третьими лицами в случае спорных ситуаций. Поэтому, если объемы и специфика ваших закупок предполагают распределение полномочий по планированию и проведению определения поставщика между различными должностными лицами, рассмотрите вариант создания контрактной службы.

1.1. Требования к контрактному управляющему

Контрактным управляющим можно назначить только работника заказчика (ч. 2 ст. 38 Закона N 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития России от 10.11.2016 N Д28и-2996).

Контрактный управляющий должен иметь высшее или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. При этом не установлено требование о получении высшего образования именно в сфере закупок. По мнению Минфина России, высшее образование может быть непрофильным (ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ, Письмо от 30.06.2020 N 24-01-06/56155).

Дополнительное профессиональное образование (повышение квалификации) в сфере закупок рекомендовано пройти в объеме не менее 108 часов (Письмо Минэкономразвития России N 5594-ЕЕ/Д28и, Минобрнауки России N АК-553/06 от 12.03.2015). Однако, по мнению Минобрнауки России, допустим и минимальный срок обучения — 16 часов для специалиста, в том числе контрактного управляющего (Приказ от 01.07.2013 N 499).

Специальных требований к опыту работы контрактного управляющего законом не предъявляется.

2. Как организовать работу контрактной службы

В первую очередь необходимо выбрать форму создания службы — отдельное структурное подразделение либо без образования такового, затем подготовить положение о контрактной службе, которое определит ее функции. Закрепить принятые решения необходимо приказом.

2.1. Определите форму создания контрактной службы

Выделять контрактную службу в отдельное структурное подразделение необязательно. В зависимости от ваших штатных возможностей, объема и интенсивности закупок определите самостоятельно, нужно ли выделять контрактную службу в отдельное структурное подразделение или целесообразно наделить функциями контрактной службы действующий состав работников.

Создание контрактной службы без выделения отдельного подразделения — простой способ организации: сотрудники выполняют функции контрактной службы без отрыва от основной работы. Минэкономразвития России также указывает на возможность совмещения функций работника контрактной службы и иных должностных обязанностей (Письмо Минэкономразвития России от 30.12.2015 N Д28и-3860). Такую службу может возглавить руководитель заказчика или один из его заместителей.

Контрактная служба в виде отдельного структурного подразделения, например отдела закупок, привлекательна тем, что сотрудникам не придется совмещать разные трудовые функции, что позволит более равномерно распределить нагрузку. В этом случае необходимо предусмотреть и отдельную должность для руководителя контрактной службы. Такие особенности организации контрактной службы установлены п. 2.1 Типового положения N 158н.

Действовать контрактная служба должна в соответствии с основным документом — положением или регламентом, название определите самостоятельно. Это обязательный документ, без него контрактная служба не может функционировать (ч. 3 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

Положение о контрактной службе в форме обособленного отдела закупок подготовьте так же, как и для контрактной службы без выделения отдельного подразделения. Позже вы утвердите это положение приказом, в котором и установите необходимую вам форму создания службы.

Возьмите Типовое положение N 158н в качестве образца.

В положении о контрактной службе закрепите порядок действий службы на всех этапах закупочной деятельности, а также установите условия взаимодействия службы с комиссией по осуществлению закупок, подразделениями заказчика, иными участвующими в процедурах лицами (например, специализированной организацией или независимыми экспертами).

Для эффективного распределения нагрузки установите в положении, могут ли работники вашей контрактной службы быть членами комиссии по осуществлению закупок. Учтите, что акты субъекта РФ или муниципального образования могут предусматривать обязанность включать работников контрактных служб определенных заказчиков в состав такой комиссии.

2.3. Определите функциональные обязанности контрактной службы.

При планировании закупок контрактная служба:

1) разрабатывает план-график закупок и готовит при необходимости изменения, вносимые в него;
2) размещает в ЕИС план-график и внесенные в него изменения;
3) организует общественное обсуждение закупок;
4) осуществляет нормирование в сфере закупок;
5) организует и участвует в консультациях с поставщиками для определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения нужд заказчика.

При организации закупок контрактная служба:

1) обеспечивает определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами в случаях, предусмотренных ч. 11, 12 ст. 24 Закона N 44-ФЗ, по согласованию с ФАС России (если такое согласование предусмотрено данным Законом);

2) разрабатывает и размещает в ЕИС извещение, документацию о закупках (при закрытых процедурах), проект контракта, формирует и направляет приглашения принять участие в определении поставщиков закрытыми способами (в том числе осуществляемые в электронной форме):

• готовит описание объекта закупки;
• определяет и обосновывает НМЦК, цену контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), начальную цену единицы (начальную сумму цен единиц) товаров, работ, услуг, максимальное значение цены контракта;
• формирует извещение с учетом требования ст. 42 Закона N 44-ФЗ;

3) осуществляет подготовку и размещение в ЕИС протоколов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), разъяснений положений извещения об осуществлении закупки, извещений об отмене определения поставщика, подрядчика, исполнителя, изменений, вносимых в извещение или документацию (при закрытых процедурах);
4) обеспечивает деятельность комиссии по осуществлению закупок;
5) привлекает экспертов, экспертные организации.

При заключении контракта контрактная служба:

1) размещает проект контракта (контракта) в ЕИС и на электронной площадке;
2) рассматривает протокол разногласий;
3) рассматривает независимую гарантию, поступившую в качестве обеспечения исполнения контракта;
4) организует проверку поступление от участника денег, внесенных на счет заказчика в качестве обеспечения исполнения контракта;
5) заключает контракт с единственным поставщиком в случаях, предусмотренных ч. 2, 6 ст. 93 Закона N 44-ФЗ;
6) обеспечивает хранение информации и документов в соответствии с требованиями Закона N 44-ФЗ;
7) обеспечивает заключение контракта с победителем закупки (с иным участником — в случаях, предусмотренных Законом N 44-ФЗ);
8) направляет информацию о заключенных контрактах в реестр контрактов;
9) готовит и направляет в контрольный орган обращение, предусмотренное ч. 6 ст. 93 Закона N 44-ФЗ;
10) готовит и направляет в контрольный орган уведомление о заключении контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в случаях, установленных ч. 2 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

При исполнении контракта контрактная служба:

1) рассматривает независимую гарантию, обеспечивающую гарантийные обязательства;
2) обеспечивает выплату аванса (если она предусмотрена контрактом);

3) организует приемку поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта, в том числе:

• организует проведение экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;

• создает приемочную комиссию для приемки результатов исполнения контракта, отдельного этапа его исполнения;

• оформляет документы о приемке товаров (работ, услуг), результатов отдельного этапа исполнения контракта;

4) организует оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта;
5) направляет информацию об исполнении контрактов, об изменении заключенных контрактов в реестр контрактов.

При изменении и расторжении контракта контрактная служба:

1) взаимодействует с поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
2) организует включение в РНП информации о поставщике (подрядчике, исполнителе), с которым контракт расторгнут в судебном порядке, либо если заказчик отказался от его исполнения в одностороннем порядке в связи существенным нарушением условий контракта;
3) направляет требования об уплате неустоек (штрафов, пеней);
4) организует возврат контрагенту средств, поступивших в качестве обеспечения исполнения контракта, в том числе возврат в установленные сроки части этих средств (если размер обеспечения исполнения контракта был уменьшен);
5) обеспечивает одностороннее расторжение контракта.

Осуществляет иные функции и полномочия, в том числе:

• готовит и направляет в контрольный орган документы об уклонении участника от заключения контракта для включения информации о нем в РНП;

• составляет и размещает в ЕИС отчет об объеме закупок у СМП и СОНКО;

• участвует в рассмотрении жалоб, формирует материалы для претензионно-исковой работы;

• осуществляет полномочия, которые не переданы уполномоченному органу (учреждению) при централизации закупок.

Указанные функции установлены ч. 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ и разд. III Типового положения N 158н.

2.4. Издайте приказ о создании контрактной службы

Для того чтобы завершить процесс создания службы и утвердить положение о контрактной службе, издайте приказ. Включите в него информацию о лице, которое назначаете руководителем, и, в случае если создаете службу без выделения подразделения, список сотрудников, которые войдут в ее состав. Укажите также срок подготовки руководителем документов, определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы в соответствии с п. 2.4 Типового положения N 158н.

Утвердите такой приказ не позднее начала финансового года, в котором ваш СГОЗ превысит 100 млн руб. Если такое превышение происходит в результате утверждения дополнительных объемов финансирования — не позднее даты доведения соответствующего решения. Это следует из ч. 1 ст. 38 Закона N 44-ФЗ.

Рекомендуем ознакомить с приказом задействованных лиц за два месяца до запланированной даты создания контрактной службы.

3. Как организовать работу контрактного управляющего

Обязанности, полномочия и ответственность контрактного управляющего зафиксируйте в должностной инструкции, при необходимости также заключите дополнительное соглашение к трудовому договору.

Установите, что контрактный управляющий обязан принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов (ч. 7 ст. 38 Закона N 44-ФЗ).

3.1. Составьте приказ о назначении контрактного управляющего

Для того чтобы сотрудник приступил к исполнению функций контрактного управляющего, издайте приказ о соответствующем назначении. В приказе укажите на характер работы контрактного управляющего — предстоит ли ему обеспечивать проведение всех закупок или он ответственен за конкретную процедуру либо отдельную сферу закупаемых товаров, работ или услуг.

3.2. Составьте должностную инструкцию контрактного управляющего

Составление инструкции необязательно, однако рекомендуем это сделать для определения трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, предъявляемых к нему квалификационных требований.

Закрепите в инструкции все функции и полномочия из ч. 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ. Дополнительно можете опираться на нормы Типового положения N 158н и профстандарты, а также включать любые иные определенные характером ваших закупок функции, не противоречащие перечисленным в ч. 4 ст. 38 Закона N 44-ФЗ.

Ознакомьте сотрудника, назначаемого на должность контрактного управляющего, с должностной инструкцией под подпись.

Обратите внимание на то, что нет необходимости изменять штатное расписание. Работник, которого вы назначили контрактным управляющим, является таковым независимо от наименования должности (Письмо Минэкономразвития России от 18.02.2015 N ОГ-Д28-2128).

4. Кто должен входить в состав контрактной службы

Вне зависимости от формы создания контрактной службы в нее должен входить руководитель и работник. Количественный состав контрактной службы не может составлять менее двух работников (п. 2.2 Типового положения N 158н). Рекомендуем включить в состав минимум троих, это позволит избежать некоторых спорных ситуаций, связанных с принятием решений, а также сбалансировать процесс работы службы с учетом отпусков и больничных. Иных обязательных требований к структуре контрактной службы законом не установлено.

В случае необходимости вы можете увеличить или уменьшить численность контрактной службы в зависимости от интенсивности ваших закупок.

Вы можете сформировать компетентный состав службы, опираясь на специфику наиболее часто закупаемых товаров, работ, услуг — например, привлекая профильных специалистов.

4.1. Кто может быть руководителем контрактной службы

При формировании контрактной службы вам необходимо назначить руководителя, который эту службу возглавит.

Руководитель контрактной службы назначается на должность приказом руководителя заказчика, лицом, исполняющим его обязанности, лицом, уполномоченным руководителем (п. 2.3 Типового положения N 158н).

Руководителю контрактной службы обязательно иметь дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование (в том числе непрофильное) (ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ, Письма Минфина России от 27.08.2020 N 24-01-06/75331, от 30.06.2020 N 24-01-06/56155).

Особенности правового статуса руководителя контрактной службы установите в положении о контрактной службе, а закрепить максимально подробно должностные обязанности, полномочия и ответственность следует в должностной инструкции.

4.2. Кто может быть работником контрактной службы

Работники контрактной службы выбираются из числа сотрудников заказчика. На это указывает Минэкономразвития России в Письме от 16.11.2016 N Д28и-2993.

Все работники контрактной службы должны иметь дополнительное профессиональное образование в сфере закупок или высшее образование (в том числе непрофильное) (ч. 6 ст. 38 Закона N 44-ФЗ, Письма Минфина России от 27.08.2020 N 24-01-06/75331, от 30.06.2020 N 24-01-06/56155).

Помимо требований к образованию рекомендуем учитывать также особые требования Профессиональных стандартов «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок». Применяйте их при формировании контрактной службы для эффективного распределения трудовых функций.