Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность на подписание документов или совершение действий, которая сформирована в виде понятного компьютеру документа. Такая доверенность позволяет автоматизировать проверку полномочий представителя (Информация ФНС России создала единственное в стране хранилище для машиночитаемых доверенностей).

Применять машиночитаемые доверенности обязательно в случаях, когда представитель, действующий от имени организации, включая участника финансового рынка, филиала (представительства) иностранной организации, ИП, подписывает электронные документы своей квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это следует из п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона об электронной подписи. Из этого правила есть исключения.

1. Когда можно не использовать машиночитаемую доверенность

До 31 августа 2024 г. установлен переходный период, когда использовать машиночитаемую доверенность необязательно. Это касается следующих случаев (ч. 2.4 — 2.6 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ, ч. 3.1 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 N 443-ФЗ):

• представитель юрлица применяет КЭП юрлица, в сертификате которой в качестве владельца указан и этот представитель-физлицо. Аналогичное правило действует и в случае, когда представитель по доверенности действует от имени кредитной организации, оператора платежной системы, некредитной финансовой организации, ИП, осуществляющих определенные виды деятельности;
• представитель ИП применяет свою КЭП.
• При этом квалифицированные сертификаты указанных КЭП должны отвечать следующим требованиям (ч. 2.4 — 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ):
• выданы удостоверяющим центром, аккредитованным после 1 июля 2020 г.;
• выданы не позднее 31 августа 2023 г.;
• имеют срок действия не позднее 31 августа 2024 г. Если срок действия после 31 августа 2024 г., то такие сертификаты действуют до 31 августа 2024 г.

Банк России рекомендует в ситуациях, когда машиночитаемая доверенность не предоставляется, в состав электронного документа включать файл, содержащий электронную копию документа, наделяющего физлицо полномочиями на подписание такого электронного документа (кроме некоторых случаев) (Информационное письмо Банка России от 24.02.2022 N ИН-017-46/14).

Как оформляется машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность оформляется в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ (ч. 1 ст. 17.5 Закона об электронной подписи).

Для выдачи машиночитаемой доверенности надо создать электронный документ по определенной форме. Формы доверенностей могут определяться и размещаться (ч. 1 ст. 17.5 Закона об электронной подписи):

• на официальных сайтах операторами государственных и муниципальных информационных систем — для представления документов с использованием этих систем;
• Банком России на своем сайте — для оформления доверенностей, выдаваемых участниками финансового рынка.

Пройдите обучение в Высшей школе закупок

Практические онлайн-курсы по 44-ФЗ и 223-ФЗ: тренажёр ЕИС, вебинары, методические материалы и диплом или удостоверение. Подходит для заказчиков и поставщиков.

• Практика на тренажёре ЕИС и площадках
• Онлайн-вебинары и записи занятий
• Сертификат или диплом государственного образца

Обучение проходит онлайн, доступ к материалам — сразу после регистрации.

Что такое Тренажер ЕИС? Демо-курс по закупкам

С 2 октября 2023 г. для взаимодействия с Банком России через личный кабинет на его сайте используется форма машиночитаемой доверенности, размещенная Минцифры России на Едином портале госуслуг. Доверенности, сформированные до этой даты по форме, которая была размещена на сайте Банка России, можно использовать до прекращения их действия (Письмо Банка России от 02.10.2023 N 014-46-4/9316);

• Федеральной нотариальной палатой на своем сайте — для доверенностей, удостоверенных нотариусами.

Если соответствующие формы не определены и не размещены, нужно использовать форму доверенности, которую Минцифры России размещает на Едином портале госуслуг (ч. 1 ст. 17.5 Закона об электронной подписи).

Отметим, что ФНС России на своей цифровой платформе создала портал самообслуживания. Он позволяет в том числе создать машиночитаемую доверенность для взаимодействия хозяйствующих субъектов между собой с возможностью передоверия (Информация ФНС России «ФНС России создала специальный портал для пользователей электронных доверенностей»).

Машиночитаемая доверенность должна быть подписана КЭП. Могут быть использованы следующие подписи (п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона об электронной подписи):

• организации, участника финансового рынка, филиала (представительства) иностранной организации, ИП — в зависимости от того, кем выдается доверенность;
• лица, действующего по доверенности с правом передоверия;
• нотариуса, если доверенность удостоверена им.

2. Какие требования предъявляются к машиночитаемой доверенности

Форма доверенности должна соответствовать Единым требованиям, утвержденным Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857. Операторы федеральных государственных информационных систем могут установить дополнительные требования к предоставлению доверенностей в электронной форме при функционировании таких систем (ч. 1 ст. 17.5 Закона об электронной подписи).

Единый формат машиночитаемой доверенности — XML. Доверенность подписывается УКЭП в формате XMLDSIG или в соответствии с Форматом электронной подписи, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472 (п. 1 Единых требований, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857).

Доверенность должна содержать (п. 2 Единых требований, утвержденных Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857):

1)    наименование и номер доверенности;

2)    сведения о доверителе:

• для ИП: фамилия, имя, отчество (при наличии), СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
• российского юрлица: наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП и сведения о лице, действующем от имени юрлица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии), СНИЛС);
• иностранного юрлица (организации): наименование, адрес на территории государства регистрации, ИНН (при наличии), регистрационный номер — для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации) и сведения о лице, действующем от имени иностранного юрлица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии));

3)    сведения о представителе — фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, вид, серия, номер, дата выдачи документа, удостоверяющего личность, наименование и код органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность, СНИЛС и ИНН;

4)    дату совершения доверенности. Если в момент подписания машиночитаемой доверенности создается метка доверенного времени, то датой совершения доверенности считается дата создания такой метки;

5)    срок действия доверенности (при его наличии). К сроку машиночитаемой доверенности применяются общие правила о сроке действия доверенности, установленные ст. 186 ГК РФ;

6)    перечень полномочий представителя. По доверенности можно передать любые полномочия, кроме полномочий на совершение некоторых сделок;

7)    идентификатор полномочия (идентификаторы полномочий) в соответствии с классификатором полномочий. Если в классификаторе нужные полномочия отсутствуют, то нужно использовать иное их описание в виде текста (в соответствующем текстовом поле) и (или) идентификаторов;

8)    идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получить информацию о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в случае ее отмены доверителем;

9)    УКЭП, которой подписана доверенность;

10)    указание на возможность передоверить доверенность в соответствии с положениями ст. 187 ГК РФ.

3. Как используется машиночитаемая доверенность

Где хранится машиночитаемая доверенность

Такая доверенность хранится в информационной системе. Это может быть система, в которой представитель подписал электронный документ и из которой его направил, или другая информационная система, например (п. 2 Организационно-технических требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 N 223):

• ЕСИА;
• федеральных органов исполнительной власти или органов государственных внебюджетных фондов РФ;
• удостоверяющих центров, получивших аккредитацию;
• операторов электронного документооборота, требования к которым устанавливаются ФНС России.

Доверенность размещает в информационной системе доверитель. По общему правилу он получает подтверждение размещения доверенности, подписанное УКЭП оператора этой системы (п. 3 Организационно-технических требований).

Направить доверенность в ЕСИА и получить подтверждение ее размещения можно через Единый портал госуслуг или информационную систему доверителя с помощью единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п. 3 Организационно-технических требований).

Если доверенность хранится не в ЕСИА, то оператор соответствующей информационной системы, после того как принял ее на хранение, незамедлительно передает в ЕСИА сведения о документе. Их передают в электронном виде, в том числе с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и (или) Единого портала, интегрированного с ЕСИА (п. п. 6, 6(1) Организационно-технических требований).

Как представляется машиночитаемая доверенность

По общему правилу доверенность включают в пакет электронных документов (п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона об электронной подписи).

Альтернативный порядок представления доверенности может быть предусмотрен (п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона об электронной подписи):

• для юрлиц — соглашениями, которые заключаются при взаимодействии юрлиц между собой или с ИП, физлицами;
• филиалов (представительств) иностранных юрлиц — соглашениями между участниками электронного взаимодействия;
• участников финансового рынка — требованиями Банка России.

Также иной порядок может быть установлен нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, которые должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ (п. п. 2, 2.2 ч. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона об электронной подписи). Так, доверенность может быть представлена посредством определенной информационной системы в зависимости от варианта взаимодействия (могут быть исключения).

Для участников финансового рынка Банком России установлено, что, когда доверенность на подписание документов от имени участника финансового рынка направляют способом, не предусматривающим ее включение в пакет электронных документов, заинтересованным лицам нужно сообщить информацию о номере и дате совершения доверенности и идентифицирующую информацию об информационной системе, в которой она хранится. Эти данные следует представить в электронном документе, подписанном УКЭП представителя по такой доверенности, или иным образом вместе с таким документом (п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона об электронной подписи, п. 4 Указания Банка России от 20.07.2022 N 6206-У).

Обратите внимание, что на цифровой платформе ФНС России проводится также апробация технологии хранения и обмена машиночитаемыми доверенностями, которая позволяет организациям и государству обмениваться ими и проверять полномочия в автоматическом режиме (Информация: ФНС России создала единственное в стране хранилище для машиночитаемых доверенностей).

Если доверенность выдана в порядке передоверия, вместе с ней нужно представить доверенность, которая допускает такую возможность. Последняя должна быть подписана квалифицированной электронной подписью организации (включая участника финансового рынка), филиала (представительства) иностранного юрлица, ИП или нотариуса, если доверенность удостоверена им (п. п. 2, 2.2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона об электронной подписи).

4. Как отменить (отозвать) машиночитаемую доверенность

Чтобы отменить машиночитаемую доверенность, доверитель может (п. 9 Организационно-технических требований):

• сформировать заявление об отмене доверенности в информационной системе, в которой она хранится;
• направить сформированное в иной информационной системе заявление в ту информационную систему, где она хранится.

Форму и формат заявления устанавливает оператор системы, в которой хранится доверенность. Заявление должно быть подписано УКЭП (п. 9 Организационно-технических требований).

Если доверенность хранится не в ЕСИА, направить заявление в соответствующую информационную систему можно как непосредственно, так и через информационную систему, указанную в пп. «б» — «д», «ж» п. 2 Организационно-технических требований (п. 10 Организационно-технических требований).

Если доверенность хранится не в ЕСИА, то оператор соответствующей информационной системы после принятия заявления об отзыве доверенности незамедлительно передает в ЕСИА сведения о заявлении. Их передают в электронном виде, в том числе с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия и (или) Единого портала, интегрированного с ЕСИА (п. п. 15, 16 Организационно-технических требований).

Если доверенность хранится в ЕСИА, доверитель подает заявление через личный кабинет на Едином портале госуслуг или через информационную систему доверителя, присоединенную к ЕСИА, с помощью единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п. 11 Организационно-технических требований).

По общему правилу после подачи заявления доверитель получит подтверждение, подписанное УКЭП оператора информационной системы. Не позднее 12 часов с момента получения заявления в системе должна быть размещена информация об отмене доверенности (пп. «в» п. 12, пп. «г» п. 13, п. 14 Организационно-технических требований).

Как выпустить МЧД в ЕИС

В Единой информационной системе существуют три ключевые роли:

• Руководитель, действующий без доверенности.
• Администратор, представитель компании, уполномоченный передавать права другим сотрудникам.
• Пользователи, остальные сотрудники организации.

Выдача полномочий в информационной системе происходит при назначении прав. В случае, если руководитель не желает самостоятельно делегировать полномочия, он должен утвердить МЧД с правом передачи полномочий другому сотруднику, то есть назначить администратора.

Как проверить наличие МЧД

Руководитель организации (администратор) может видеть все доверенности, созданные в компании. По умолчанию доступны только те доверенности, в которых сотрудник является представителем или доверенным лицом. Однако руководители могут предоставить своим подчиненным право «просматривать всех доверенных лиц в реестре доверенностей». Это можно сделать без выдачи МЧД, установив соответствующую галочку в разделе «Редактировать права доступа».

Чтобы удостовериться, оформлена ли доверенность, сделайте следующее:

• Откройте раздел «Пользователи»
• Найдите в разделе нужного сотрудника
• Нажмите на знак ⋮
• Выберите «Редактирование прав доступа»
• Наведите курсор на полномочия по доверенности — появится номер и срок действия МЧД

Для добавления дополнительных прав после выдачи доверенности сотруднику необходимо повторить следующие процедуры: выдать новые полномочия, сформировать новую МЧД и отозвать предыдущие. Отзыв доверенности может быть осуществлен через ЕИС путем подачи соответствующего запроса.

Как использовать доверенность

ЕИС интегрируется с электронными торговыми площадками и передает все необходимые данные о МЧД на Федеральную электронную площадку. Рассмотрим применение доверенности на примере заключения государственного контракта представителем поставщика.

Заказчик подготавливает проект контракта и направляет его победителю торгов без подписи. Представитель поставщика подписывает проект в личном кабинете электронной торговой площадки.

В этом случае сведения об электронной доверенности, сформированной в ЕИС, автоматически переносится на федеральную торговую площадку или должны быть указаны сотрудником самостоятельно — все зависит от технических возможностей ЭТП.