1. Как провести экспертизу поставляемого по контракту товара (выполненной работы, оказанной услуги)

Для проверки соответствия поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) условиям контракта вы обязаны провести экспертизу (ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Экспертиза, в том числе проверка качества, количества и характеристик товара (работ, услуг), может проводиться силами заказчика либо сторонними экспертами (экспертными организациями). Какой вариант выбрать, решайте самостоятельно.

Вместе с тем Правительство РФ вправе определить случаи, когда экспертиза должна быть проведена исключительно сторонними экспертами (экспертными организациями) (ч. 4.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Для проведения экспертизы своими силами назначьте приказом эксперта из числа сотрудников с подходящей квалификацией или организуйте экспертную комиссию. Результат экспертизы можно оформить отдельным документом либо отразить в документе о приемке товара (работы, услуги) (Письмо Минфина России от 26.10.2017 N 24-03-08/70501).

Чтобы привлечь сторонних экспертов (экспертную организацию), заключите контракт в общем порядке, предусмотренном Законом N 44-ФЗ.

Результаты внешней экспертизы должны быть оформлены в виде заключения, подписанного экспертом или уполномоченным представителем экспертной организации. Отраженные в нем предложения надо учитывать при принятии решения о приемке или об отказе в приемке товара (работы, услуги) (ч. 7 ст. 41, ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

2. Когда и как сформировать приемочную комиссию

Для приемки результатов исполнения контракта вы вправе сформировать приемочную комиссию (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Это не обязательно, принимайте решение о необходимости такой комиссии самостоятельно. Создавать ее целесообразно, когда для приемки необходимо коллегиальное решение. Например, если для приемки необходимы специалисты разного профиля, объект закупки отличается технической сложностью или высокой стоимостью.

Чтобы сформировать комиссию, издайте приказ, которым утвердите состав комиссии. Форма или требования к такому приказу не установлены. Включите в состав комиссии не менее пяти человек (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Вы можете создать постоянно действующую либо ответственную за приемку отдельных контрактов комиссию. Включите в нее специалистов соответствующего предмету контракта профиля, обладающих надлежащим опытом или квалификацией. Закон N 44-ФЗ специальных требований к членам приемочной комиссии не предъявляет.

Для вашего удобства и во избежание спорных ситуаций при приемке вы можете разработать локальный акт, например положение о работе приемочной комиссии, определив порядок ее действия, сроки и иные особенности взаимодействия с работниками заказчика, экспертами, экспертными организациями и поставщиками.

3. Как организовать процесс приемки товара (работы, услуги)

При организации приемки товара (работы, услуги) руководствуйтесь порядком, установленным контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона N 44-ФЗ).

Подготовьте помещение для приемки, проезд и проход к нему. Обеспечьте сохранность товара, работы, услуги при приемке.

Направьте представителя, уполномоченного принять товар (работу, услугу), или приемочную комиссию.

В контракте предусмотрите порядок приемки. Например, может быть установлен следующий порядок приемки товара:

• в установленный контрактом день вы получаете товар, проверяя только соответствие количества мест товара сведениям накладной и состояние упаковки. На этом этапе вы подписываете накладную, подтверждающую лишь получение определенного количества мест товара;
• после получения товара вы в установленные контрактом сроки проводите проверку количества, качества, комплектности товара и иных характеристик, установленных контрактом. В эти же сроки проводится и экспертиза поставленного товара. Осмотр и проверка товара могут осуществляться в присутствии представителей поставщика. По результатам проверки оформляется документ о приемке товара.

Если в ходе приемки вы отказались от поставляемого товара или его части, обеспечьте сохранность такого товара, пока поставщик его не заберет (п. 1 ст. 514 ГК РФ).

Учтите, вы обязаны предпринять все необходимые меры, чтобы обеспечить приемку товара (п. 1 ст. 513 ГК РФ).

Если в извещение включено требование об обеспечении гарантийных обязательств, то итоговый документ о приемке подпишите после того, как поставщик (подрядчик, исполнитель) предоставит такое обеспечение согласно Закону N 44-ФЗ в порядке и в сроки, которые установлены контрактом (ч. 7.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

При исполнении контракта жизненного цикла документ о приемке оформляется после предоставления контрагентом согласно условиям контракта обеспечения исполнения контракта в части последующего обслуживания, при необходимости эксплуатации в течение срока службы, ремонта и (или) утилизации результата исполнения контракта (ч. 7.2 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Для организации электронной приемки (электронного актирования в ЕИС) и назначения ответственных лиц можете издать соответствующий приказ.

4. Как оформить приемку товаров (работ, услуг) по контракту

Если приемка товара (работы, услуги) прошла успешно, вы должны подписать документ о приемке в порядке и в сроки, которые установлены контрактом. Правило касается в том числе отдельного этапа исполнения контракта (ч. 7, 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Учтите: в рамках одного этапа контракта можно оформить несколько документов о приемке при условии оплаты исполненного по такому этапу (Письмо Минфина России от 12.05.2022 N 24-06-06/43240).

При отказе от приемки товара (работы, услуги) направьте поставщику мотивированный отказ (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Если не составить акт или не направить мотивированный отказ, должностному лицу заказчика грозит штраф в размере 20 тыс. руб. (ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ).

Какие документы необходимо оформить после приемки работ по строительству и (или) реконструкции объектов капитального строительства?

После приемки объектов капстроительства заказчику необходимо направить в уполномоченные органы документы для получения заключений (разрешений) (ч. 8 ст. 110.2 Закона N 44-ФЗ):

Какие документы направляются	Куда направляются	В каких случаях направляются	В какой срок направить
Документы, необходимые для получения заключения о соответствии	Орган государственного строительного надзора	Всегда	10 рабочих дней с даты приемки объекта капстроительства и передачи подрядчиком документов, необходимых для получения заключения
Документы, необходимые для получения заключения федерального государственного экологического надзора	Росприроднадзор	В случаях, указанных в ч. 5 ст. 54 ГрК РФ
Документы, необходимые для получения разрешения на ввод объекта в эксплуатацию	Орган, уполномоченный на выдачу таких разрешений	Всегда	10 рабочих дней с даты получения заключения (заключений) и передачи подрядчиком документов, необходимых для получения разрешения

Государственные и муниципальные учреждения при приемке товара (работ, услуг) по контрактам, информация о которых не размещается в реестре контрактов, должны заполнять акт (ф. 0510452) (п. 64.19 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н, п. 2 Приказа Минфина России от 28.06.2022 N 100н). При оформлении акта учтите, что, если вы не создали приемочную комиссию, сведения о ее отсутствии можно отразить в строке «Документ-основание о создании приемочной комиссии». В данном случае акт подписывает ответственное лицо, принявшее товары, работы, услуги, и утверждает руководитель учреждения (Письмо Минфина России от 07.03.2023 N 02-06-05/19472).

Если участником закупки является иностранное лицо, у которого нет полученного в аккредитованном удостоверяющем центре квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, документ о приемке составляется, подписывается и направляется согласно Закону N 44-ФЗ, но усиленная электронная подпись и ЕИС не используются. Это правило применимо до признания в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ электронных подписей, созданных по нормам права иностранного государства, международным стандартам и соответствует признакам усиленной электронной подписи (п. 1 ч. 77 ст. 112 Закона N 44-ФЗ).

Как оформить бумажный акт приема-передачи товара (работы, услуги) (документ о приемке)

Документ составляется в соответствии с требованиями, установленными контрактом. Кроме того, учтите требования к оформлению первичных учетных документов. Этот вывод следует, в частности, из Письма Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565.

Соблюдайте также требования к составлению документов, которые могут быть установлены вашими локальными актами.

Полагаем, что при подготовке акта приема-передачи (документа о приемке) вы можете ориентироваться на требования к содержанию электронного приемочного документа.

Документ о приемке составляется в двух экземплярах. Если для приемки создавалась комиссия, акт должен быть подписан всеми ее членами и утвержден заказчиком. Если комиссия не создавалась, документ подписывает заказчик.

Учтите, что после приемки информацию о ней и сам акт следует разместить в реестре контрактов. В ряде случаев они размещаются в реестре, но не размещаются на официальном сайте (п. 13 ч. 2, ч. 5 ст. 103 Закона N 44-ФЗ).

До 31 декабря 2024 г. включительно Правительство РФ может установить дополнительные случаи, при которых информация и документы не размещаются на официальном сайте ЕИС (п. 2 ч. 7 ст. 15 Закона N 46-ФЗ).

Когда и как отказать в приемке товара (работы, услуги)

Откажите в приемке товаров (работ, услуг), если выявили недостатки или несоответствие характеристикам, установленным контрактом. Учитывайте, что если выявленное несоответствие устранено поставщиком и не препятствует приемке, вы вправе не отказываться от такого товара (работы, услуги) (ч. 8 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Форма отказа законом не определена, составьте такой документ самостоятельно. Важно, чтобы отказ был мотивированным (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Например, при приемке товара его причиной может быть поставка товара в количестве меньшем, чем предусмотрено контрактом, либо в ассортименте, не соответствующем контракту (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ).

Оформите мотивированный отказ в письменной форме за подписью заказчика либо всех членов приемочной комиссии с последующим утверждением заказчиком. Если приемка осуществляется в ЕИС, оформите его с соблюдением установленной процедуры. Укажите в мотивированном отказе, например:

• реквизиты контракта;
• характеристики, комплектность, количество непринятого товара, сведения о качестве, любые иные существенные признаки;
• факт проведения экспертизы;
• факт наличия претензий и недостатков на момент приемки;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• указание на возможность и срок исправления замечаний.

Пример формулировки мотивированного отказа в приемке

В соответствии с Приложением N 2 к Государственному контракту на поставку товара от «__» _______ 20__ г. N 783-19-ПТ поставщик обязуется поставить пульты управления к уборочной машине XL 15058564-0 в количестве 12 шт.

В ходе проведения приемки установлено, что поставлены указанные товары в количестве 10 шт.

На основании п. 2.13 Контракта Заказчик предъявляет требование к Поставщику о доукомплектовании товара в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего уведомления.

Отказ составляется и направляется в срок, установленный контрактом для приемки (при электронном актировании — не позднее 20 рабочих дней) (ч. 7, пп. «б» п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

После отказа у вас есть два варианта действий:

• после устранения поставщиком замечаний примите товар (работу, услугу) и оформите акт приема-передачи (документ о приемке);
• расторгните контракт в одностороннем порядке. Вы вправе расторгнуть контракт по основаниям, предусмотренным ГК РФ для одностороннего отказа от исполнения обязательств. Кроме того, такое право должно быть закреплено в контракте (ч. 9 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).

Но есть ряд случаев, когда вы обязаны расторгнуть контракт. К таким, например, относятся случаи, когда поставщик победил в закупке благодаря тому, что предоставил недостоверные сведения о товаре, либо поставленный товар не соответствует требованиям извещения (ч. 15 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).