Методы минимизации рисков при закупках

Введение

Организация, в которых доля государственного участия составляет более 50%, для покупки необходимых товаров и услуг, руководствуются 223-ФЗ, который определяет основные правила закупок для таких заказчиков. Кстати, если вы ещё не разобрались в нюансах этого закона или есть спорные моменты, наша Высшая Школа Закупок специально для вас проведёт обучающий курс по данному положению, на котором раскроем главные секреты организации тендеров и расскажем, какие могут быть риски в процессе закупок.

Целью данного закона стало объединение правил осуществления торгов и экономия денежных средств. Кроме этого, разработчики позаботились о том, чтобы минимизировать риски государственных закупок и сделать процесс участия в тендерах безопасным и прозрачным как для заказчика, так и для исполнителя.

Понимание рисков при закупках по 223-ФЗ

Закупка – это покупка товаров, работ или услуг у разных компаний для обеспечения нужд. Кстати, новичкам нужно обязательно пройти обучающие курсы по 44-ФЗ, ведь именно этот нормативный акт – основной, а самому разобраться в нём довольно сложно.

Основные методы и формы закупок:

• оптовые;
• мелкопартийные;
• нерегулярные закупки.

Кстати, недостатки метода оптовых закупок не позволяют использовать его компаниям с маленькими складами, ведь им попросту негде будет разместить большое количество товара.

Обзор основных рисков, связанных с закупками по данному закону

Для того чтобы уменьшить возможные риски при заключении договора, нужно обязательно проводить их оценку на каждом этапе закупки. На стадии планирования проверьте на наличие средств для выполнения условий тендера для оплаты конкретному поставщику. Также исполнитель должен определить параметры товара и его свойства, а затем оценить своё предложение. В противном случае, возможен риск некорректных требований.

Заказчик должен оценить необходимое производство и кадровый состав поставщика, чтобы обезопасить себя от риска недостаточности или избыточности.

Не стоит забывать и о рисках при определении начальной максимальной цены, ведь это может повлечь за собой завышенную стоимость товаров, в результате которой будут потрачены лишние средства. Для уменьшения таких рисков нужно обязательно проанализировать рыночную стоимость своего предложения. Кстати, при определении НМЦК закупки затратный метод поможет заказчику самостоятельно рассчитать цену тех или иных работ.

Во время формирования лотов существует риск «дробления» или «укрупнения» закупок. Укрупнение закупок – это включение в лот необоснованных товаров, что ограничивает конкуренцию, а дробление способствует заведомому уменьшению цены.

Последствия и воздействие этих рисков на организации и бизнес в целом

Каждый из вышеперечисленных рисков может повлечь за собой дополнительные расходы заказчика, несвоевременные сроки выполнение, а в отдельных случаях и расторжение договора.

Стратегии минимизации рисков

Для того чтобы максимально обезопасить компанию и защитить её от неприятностей, нужно детально изучать условия закупки и знать основные аспекты работы на закупках, а также выработать определённую стратегию, которая поможет сократить риски в закупках. Кстати, наши обучающие курсы по 223-ФЗ научат вас выявлять любые риски.

Применение комплексного подхода к анализу рисков

Специалисты никогда не рассматривают закупку и её риски только по одной составляющей. Нужно обращать внимание на поведение поставщика, его предложение, цену, качество товара. Комплексный подход позволит максимально оценить риски и использовать разные методы закупок на предприятии.

Внедрение системы внутреннего контроля и аудита

Закупки – это ключевой момент расходования денежных средств, а высокая материальная сторона процесса влечёт повышенную коррупциогенность. Именно коррупционные и мошеннические риски, оказывают большое воздействие на цели, деятельность и ресурсы компании. Специально для оценки и выявления этих рисков к работе привлекаются специалисты внутреннего аудита и контроля.

Обучение и повышение квалификации сотрудников

Залог правильного расчёта рисков при госзакупках – это квалифицированные сотрудники, которые должны:

• правильно и чётко представлять цели организации;
• определять риски, связанные с деятельностью компании;
• понимать важность организации процесса управления рисками для достижения целей предприятия.

От знаний сотрудника напрямую зависит целесообразность расходования денежных средств и предотвращения связанных с ней мошеннических действий. Наша школа поможет подготовить высококвалифицированного специалиста, способного быстро реагировать на нестандартные ситуации. Наши контакты здесь.

Взаимодействие с поставщиками и прозрачность процессов

Разнообразные методы осуществления закупок по ФЗ-223 предусматривают и различные способы работы с поставщиками. Своевременно взаимодействие путём переговоров, консультаций, обсуждений и запросов – поможет выявить мошеннические действия со стороны исполнителя, а также выбрать экономически эффективного поставщика с выгодными условиями для закупки.

Вышеуказанные этапы взаимодействие с исполнителем обеспечивают прозрачность процесса и позволяют узнать больше информации о потенциальном контрагенте.

Использование автоматизированных систем учета и контроля

Для того чтобы облегчить, ускорить и сделать процесс оценки рисков более быстрым и менее трудозатратным, можно использовать специальные программы. Это позволит:

• автоматизировать закупочный процесс на всех стадиях;
• ускорить процесс согласования первичных документов;
• уменьшить расходы на управление закупками.

Кроме этого, автоматизация снизит количество незапланированных закупок и поможет выявить больше рисков.

Практические советы для минимизации рисков

Первое о чём задумывается любой заказчик и участник закупок – о вероятных рисках и своей безопасности, поэтому далее рассмотрим несколько рекомендаций, которые помогут не только новичкам, но и опытным участникам.

Активное участие в профессиональных сообществах и обмен опытом

Здесь всё просто – чем больше информации удастся собрать о потенциальном поставщике, тем больше шансов, что цель закупки будет достигнута. Не бойтесь задавать интересующие вас вопросы, попробуйте пообщаться с реальными клиентами этого контрагента и послушать отзывы о нём.

Регулярный мониторинг и адаптация стратегий в соответствии с изменениями законодательства

Каждая проводимая закупка индивидуальна, и стратегия закупок 223-ФЗ по минимизации рисков, которая использовалась в одной, может не подойти или оказаться недостаточно адаптированной под цели другой. Поэтому, тщательно продумывать стратегии и проводить мониторинг ситуации нужно постоянно, не забывая об особенностях закупки.

Создание сценариев «что если» для прогнозирования и реагирования на потенциальные проблемы

Каждый, кто работает с закупками должен быть готов к возникновению нестандартной ситуации и прогнозировать возможные проблемы и пути их решения. Именно создание сценариев «что если» поможет лучше разобраться с последствиями возможных рисков и определить основные моменты их устранения.

Заключение

Несвоевременный анализ рисков или игнорирование проблемы, может привести к перерасходу государственных средств, задержкам поставок, получением товара ненадлежащего качества. Только своевременное внедрение проверенных и надёжных методов управления рисками позволит достичь поставленных целей.

Понимая возможные риски, компания сможет смягчить последствия и гарантировать рентабельные закупки. А тщательный мониторинг исполнителей, поощряет конкуренцию и позволяет выбрать лучшего поставщика. Также предварительная оценка поможет правильно расставить приоритеты и точно посчитать затраты.

Какие закупки могут содержать риски?

Любая госзакупка может содержать определённые риски.

Какие виды рисков возникают при работе с поставщиками?

При работе с поставщиками заказчик может столкнутся с ненадёжным или финансово несостоятельным исполнителем, что приведёт к поставке товара ненадлежащего качества, нарушения сроков или даже к расторжению контракта. 

Каким образом законодательство о закупках регулирует электронные закупки по 223?

Законодательство ограничивает только перечень товаров и услуг, закупки которых можно осуществить, используя электронные закупки. При этом способ проведения тендера заказчик выбирает самостоятельно.

Какие виды рисков возникают при работе с поставщиками?

При работе с поставщиками заказчик может столкнутся с ненадёжным или финансово несостоятельным исполнителем, что приведёт к поставке товара ненадлежащего качества, нарушения сроков или даже к расторжению контракта. 

Каким образом законодательство о закупках регулирует электронные закупки по 223?

Законодательство ограничивает только перечень товаров и услуг, закупки которых можно осуществить, используя электронные закупки. При этом способ проведения тендера заказчик выбирает самостоятельно.

Какие методы обычно рассматривают как самые надежные в обеспечении минимизации рисков?

Есть несколько надёжных и проверенных методов минимизации рисков: организационный (высококвалифицированные сотрудники, внедрение современных методик прогнозирования и планирования) и экономических (постоянный мониторинг состояния рынка товаров)

Какие ограничения накладывает 223-ФЗ на закупки?

Согласно положению, заказчиком по 223-ФЗ может быть только госпредприятие, в котором в уставном капитале более 50% бюджетных средств. Кроме этого, сумма закупки не должна превышать 800 млн.руб.

Какие виды штрафов предусмотрены за нарушения требований к закупкам установленных 223-ФЗ?

За нарушение 223-ФЗ заказчик может быть оштрафован на сумму от 5 тыс. до 500 тыс.руб., а должностное лицо на сумму до 50 тыс.руб.

Как контролируются закупки по 223-ФЗ?

Контролирующим органом является ФАС России и её территориальные органы, а также органы прокуратуры и счётная палата.