Как оформить акт приема-передачи (документ о приемке) товара (работы, услуги) в ЕИС (произвести электронное актирование в ЕИС)
Электронное актирование в ЕИС (электронная приемка) обязательно при исполнении контрактов, заключенных по итогам любых открытых электронных процедур, а также ряда закрытых процедур. Исключение составляют следующие случаи (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ):
- контракт заключен по результатам закрытых электронных процедур, проводимых в соответствии с п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона N 44-ФЗ;
- контракт отвечает критериям, предусмотренным п. 1 Особенностей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 19.04.2023 N 620. В данном случае документ о приемке составляется, подписывается и направляется без использования ЕИС в порядке и в сроки, которые установлены в контракте (пп. «а» п. 2 Особенностей, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.04.2023 N 620);
- контракт заключен по результатам закупки, извещение о проведении которой размещено в ЕИС до 1 января 2022 г. Учтите: если условиями такого контракта все же предусмотрено электронное актирование, их необходимо соблюдать. Это связано с тем, что до указанной даты заказчики были вправе применять электронное актирование и, соответственно, предусматривать его порядок в проектах контрактов (ч. 5 ст. 8, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ).
При закупках у единственного поставщика электронное актирование обязательно в следующих случаях (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, Письмо Казначейства России от 05.12.2022 N 20-01-03/30540):
- проводится закупка с использованием электронной площадки в соответствии с ч. 12 ст. 93 Закона N 44-ФЗ. Такая закупка также относится к электронным процедурам;
- после несостоявшейся электронной процедуры заключается контракт с единственным поставщиком на основании п. 24 или п. 25 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ. В данном случае контракт должен быть заключен на условиях, изложенных в извещении о закупке. Поскольку условия о порядке приемки обязательно указываются в проекте контракта, а проект контракта является приложением к извещению и изначально разрабатывается заказчиком для проведения электронной процедуры, в нем будет предусмотрено условие об электронном актировании (п. 1 ч. 13 ст. 34, п. 5 ч. 2 ст. 42, п. 1 ч. 5 ст. 93 Закона N 44-ФЗ);
- закупка проводится в случаях, предусмотренных ч. 2.1 — 2.3 ст. 15 Федерального закона от 08.03.2022 N 46-ФЗ (ч. 5 ст. 15 данного Закона).
В отведенный контрактом срок поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке. В него он должен включить ряд обязательных сведений. К документу о приемке он может приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в них противоречит данным документа о приемке, приоритет имеют последние (п. п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Подписанный контрагентом документ о приемке в течение одного часа с момента его размещения в ЕИС направляется вам. Дата поступления вам документа о приемке — это дата его размещения в ЕИС в соответствии с вашей часовой зоной (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
В срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке, подпишите его и разместите в ЕИС или откажитесь от его подписания. Во втором случае сформируйте в ЕИС, подпишите и разместите в системе мотивированный отказ от подписания документа о приемке, указав соответствующие причины (п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Если создана приемочная комиссия, тогда в течение 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке, ее члены и заказчик должны совершить действия в следующей последовательности (п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ):
- члены приемочной комиссии подписывают в ЕИС документ о приемке или формируют и подписывают в ней мотивированный отказ от его подписания, указывая причины такого отказа.
Если в приемочную комиссию включены лица, не являющиеся работниками заказчика, допускается подписать документ о приемке или составить мотивированный отказ от его подписания, а также подписать сам такой отказ без использования усиленных электронных подписей и ЕИС;
- заказчик подписывает документ о приемке или мотивированный отказ, размещает подписанный документ в ЕИС.
Если члены приемочной комиссии не использовали электронные подписи и ЕИС, заказчик прилагает подписанные ими документы в форме электронных образов бумажных документов.
Документ о приемке, мотивированный отказ направляются автоматически поставщику. Он вправе устранить причины, указанные в таком мотивированном отказе, и направить вам документ о приемке повторно (п. п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги является дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Исправления в документ о приемке вносятся путем формирования, подписания уполномоченными лицами поставщика, заказчика и размещения в ЕИС исправленного документа о приемке (ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Казначейство России отметило, что скорректировать документы о приемке можно двумя способами (Письмо от 08.02.2022 N 14-00-05/2543):
- путем внесения правок. Так разрешается изменить несущественные условия. Это допустимо как до, так и после подписания документа о приемке;
- путем формирования корректировочного документа. Таким способом меняют существенные условия (стоимость, количество). Например, если заказчик осуществил частичную приемку товаров (работы, услуги), поставщик должен сформировать и направить ему корректировочный документ, который заказчик должен подписать. Документ должен содержать измененную информацию о количестве (объеме) и стоимости фактически принятых товаров (работ, услуг).
Корректировочный документ формируется и при изменении существенных условий контракта в части стоимости товаров (работ, услуг), которая заактирована ранее (например, при изменении объема товаров, работ, услуг). Для этого необходимо наличие соответствующего допсоглашения сторон, сведения о котором необходимо включить в реестр контрактов. Это применимо, если в ходе исполнения контракта изменились регулируемые цены (тарифы), а также в иных случаях, предусмотренных законодательством и условиями контракта, и если имеется подтверждающий документ-основание.
Документ о приемке должно подписывать уполномоченное на то лицо. В связи с этим необходимо назначить соответствующему пользователю полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете и установить права на подписание документов о приемке в ЕИС (Письмо Казначейства России от 28.12.2021 N 95-09-11/10-640).
Важно! Вы можете получить электронный счет-фактуру. Такие документы в ЕИС выставляют и получают согласно Порядку, утвержденному Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н.
Документы, оформляемые в ходе приемки, не размещаются на официальном сайте ЕИС, если (ч. 15 ст. 94 Закона N 44-ФЗ):
- контракт заключен в случаях, предусмотренных п. п. 2, 3, 4, 6 и 7 ч. 11, ч. 12 ст. 24, п. п. 3, 7, 20, 21, 24, 26, 30, 40, 41, 45, 50 — 52, 56, 59, 61, 62 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ;
- контракт заключен в случаях, предусмотренных ч. 2.1 — 2.3 ст. 15 Федерального закона от 08.03.2022 N 46-ФЗ (ч. 5 ст. 15 данного Закона);
- заказчик относится к лицам, предусмотренным Перечнем N 3095-р;
- в отношении закупки информация и документы в соответствии с ч. 1 ст. 111 Закона N 44-ФЗ не размещаются на официальном сайте ЕИС.
