При организации контрактной службы необходимо первоначально решить, будет она создана в виде отдельного структурного подразделения или же без выделения такового. Затем следует составить положение о контрактной службе, которое определит ее функции. Решения организации службы должны быть формализованы в приказе.

2.1. Первоначально необходимо определить форму создания контрактной службы. Необязательно выделять контрактную службу в отдельное структурное подразделение. В зависимости от ресурсов, объема и интенсивности закупок, можно самостоятельно определить, нужно ли создавать отдельное подразделение для контрактной службы или же возложить ее функции на существующий персонал. Службу можно организовать без отрыва от основной работы, позволяя сотрудникам выполнять функции контрактной службы параллельно. Допускается также совмещение должностей работника контрактной службы и других должностей, как указано в письме Министерства экономического развития России от 30.12.2015 N Д28и-3860. Руководителем такой службы может быть назначен руководитель заказчика или один из его заместителей. Создание контрактной службы в виде отдельного структурного подразделения, такого как отдел закупок, предпочтительно, поскольку позволяет сотрудникам целиком посвятить себя работе в рамках службы и равномерно распределить нагрузку. При этом необходимо предусмотреть отдельную должность для руководителя контрактной службы, как указано в типовом положении N 158н.

2.2. Важно подготовить положение о контрактной службе. Контрактная служба должна действовать в соответствии с основным документом — положением или регламентом, название которого определите самостоятельно. Положение является обязательным документом, без которого контрактная служба не может быть эффективной (ч. 3 ст. 38 Закона N 44-ФЗ). Положение о контрактной службе в форме обособленного отдела закупок необходимо подготовить так же, как и для контрактной службы без выделения отдельного подразделения. Положение будет утверждено приказом, где также будет указана выбранная форма создания службы. Вы можете использовать типовое положение N 158н в качестве образца.

В положении о контрактной службе следует закрепить порядок действий службы на всех этапах закупочной деятельности, а также установить условия взаимодействия службы с комиссией по осуществлению закупок, подразделениями заказчика и другими участниками процедур (например, специализированной организацией или независимыми экспертами). Для эффективного распределения нагрузки следует указать в положении, могут ли работники контрактной службы быть членами комиссии по осуществлению закупок. Следует учесть, что акты субъектов РФ или муниципальных образований могут обязывать включать работников контрактных служб определенных заказчиков в состав таких комиссий.

Также следует определить функциональные обязанности контрактной службы. В части планирования закупок контрактная служба разрабатывает план-график закупок и вносит в него необходимые изменения, размещает этот план-график в единой информационной системе и организует общественное обсуждение закупок. Она также осуществляет нормирование в сфере закупок и взаимодействует с поставщиками для определения конкурентной среды на рынках товаров, работ, услуг и наилучших решений для удовлетворения потребностей заказчика.

При организации закупок контрактная служба обеспечивает определение поставщиков закрытыми способами в случаях, предусмотренных ст. 24 Закона N 44-ФЗ, согласовывая такие случаи с ФАС России (если это требуется). Она разрабатывает и размещает информацию о закупках, проект контракта, формирует и отправляет приглашения принять участие в закупках, определяет цену контракта и другие параметры. Контрактная служба также осуществляет подготовку и размещение протоколов, организует работу комиссии по осуществлению закупок и привлекает экспертов при необходимости.

При заключении контракта контрактная служба размещает проект контракта в единой информационной системе и на электронной площадке, рассматривает протокол разногласий и гарантии исполнения контракта, организует проверку оплаты от участника.